SharePoint Foundation für den Produktivbetrieb – Grundgedanken

„Michael kannst du unsere Accessliste übersichtlicher gestalten?“ Mit dieser einfachen Frage hat mein Kollege SharePoint für sich entdeckt und auch gleich einen Verbesserungsvorschlag geäußert. Unsere Liste mit den Zugriffsdaten auf unterschiedliche passwortgeschützte Systeme soll übersichtlicher werden…

In Unternehmen werden viele unterschiedliche IT-Syteme eingesetzt. ERP-Systeme (Warenwirtschaftssysteme) mit denen Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellt werden. CRM-Systeme (Kundenbeziehungssysteme) die den Vertrieb bei seiner Arbeit unterstützen, E-Mail-Systeme mit denen die Elektronische Post erledigt wird. Dazu kommen noch Dokumente die mit Textverarbeitungssoftware, Tabellenkalkulations- oder Grafikprogrammen erstellt werden. Auch bei uns liegen die Daten entweder in Dokumenten auf dem Fileserver oder in den Datenbanken von speziellen Anwendungen verborgen. Auch in kleinen Firmen kann hier schnell der Überblick verloren gehen und das Suchen nach Informationen zur Qual werden. Wer kann und will sich schon merken, wo er was findet. So finde ich die Idee von meinem Kollegen richtig super. Bevor ich mich aber an die Arbeit mache und eine übersichtliche Informationsquelle für ihn schaffe, sind einige Fragen zu beantworten, um daraus ein kleines Projekt zu entwickeln:

  • Wo speichern wir unsere Daten ab?
  • Welche Informationen werden für die tägliche Arbeit benötigt?
  • Welche Arbeitsabläufe soll das System abbilden?
  • Wer soll Zugriff auf die Daten haben?
  • Sollen die gesammelten Daten externen Anwendungen zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen?

Diese Fragen sind sehr schnell und sehr einfach zu beantworten. Wie schon erwähnt arbeiten wir hauptsächlich mit unserem Fileserver, der als Datenablage dient. Dazu kommt noch JTL-Wawi, mit dem Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen erstellt werden und der Zahlungseingang überwacht wird. Für den Vertrieb setzen wir den Outlook Business Contact Manager ein. Für unsere tägliche Arbeit sind Kontakt- und Zugangsinformationen sehr wichtig und sollten so auch schnell zur Hand sein. Schön wäre die Implementierung eines einfachen Ticketsystems, mit dem Aufträge und Störungen erfasst werden können. Zugriff auf die Daten sollen alle Mitarbeiter im Service erhalten. Zum Schluss wäre es noch schön, wenn die Daten aus dem Ticketsystem direkt in das Warenwirtschaftssystem gelangen könnten. Somit wäre es möglich Störungen entweder auf Serviceverträge oder auf Zeit und Material zu buchen.

Mit der Installation von SharePoint Foundation wird eine Teamwebsite eingerichtet. Diese Standard-Homepage beinhaltet eine Startseite, einen Gruppenkalender und Aufgabenliste, sowie eine Dokumentenbibliothek. Darunter richten wir eine Webseite für die Technik ein, die erst einmal die Berechtigungen der übergeordneten Webseite übernimmt. Anpassungen können wir hier später noch vornehmen. Als Vorlage für diese Unterwebseite habe ich eine leere Seite gewählt, da ich alle Inhalte und das Design ganz nach unseren Bedürfnissen anpassen will. Damit habe ich den Rahmen für den Technikarbeitsbereich gelegt. Damit die Unterseite aber auch einen wirklichen Nutzen bringt, müssen noch Listen, Dokumentenbibliotheken und Workflows eingerichtet werden, die die Daten und Dokumente aufnehmen und Arbeitsabläufe abbilden.

Für unseren Arbeitsbereich lege ich folgende benutzerdefinierte Listen an:

  • Benutzer
  • Serviceanfragen
  • Servicedetails
  • Accessliste
  • Kategorien

Dazu kommen noch Dokumenten- und Bildbibliotheken und ein externer Inhaltstyp der die Verbindung zum Warenwirtschaftssystem herstellt. Dazu benötigen wir noch drei Seiten. Ein Dashboard, das die Einstiegsseite ist und alle wichtigen Informationen, wie offene Serviceanfragen oder Knowledgebase-Artikel anzeigt. Eine Seite für die Servicemitarbeiter, mit der sie ihre Serviceanfrage bearbeiten können und eine Seite für die Accessliste.

Damit sind die Grundüberlegungen für unseren IT-Arbeitsbereich abgeschlossen. Jetzt kann ich beigehen die Grundseite zu erstellen und die Listen, Bibliotheken und Webseiten anzulegen. Im nächsten Schritt müssen diese angepasst werden. Beginnen werde ich damit die Verbindung zum Warenwirtschaftssystem herzustellen, da hier alle unsere Kunden gespeichert sind. Der folgende Screenshot zeigt die Seite im Rohzustand.

Comprof SharePoint Technik Seite
Comprof SharePoint Technik Seite

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