Geschäftsbrief-Vorlage mit LibreOffice Writer erstellen

Totgesagte leben einfach länger. Und so ist der klassische Geschäftsbrief noch lange nicht aus dem Geschäftsleben verbannt worden. Die E-Mail hat weite Teile der geschäftlichen Korrespondenz erobert, aber vom papierlosen Büro sind wir gefühlt noch Lichtjahre entfernt. Also brauchen wir eine Vorlage für einen Geschäftsbrief.

In Deutschland ist fast alles genormt und so gibt es auch für einen Geschäftsbrief eine Norm, die DIN 5008. Und hier gibt es zwei Typen, Typ A und B für einen genormten Brief. Für meine Mustervorlage habe ich mich entschieden, nach dieser Norm die Vorlage aufzubauen. Natürlich kann man die fertige Vorlage am Ende des Artikels auch herunterladen. Aber „do it yourself“ macht doch irgendwie mehr Spaß, als irgendwo eine fertige Vorlage herunterzuladen und diese zu verwenden – oder?

Wir brauchen dafür unser Firmen-Logo und LibreOffice Writer – mehr nicht.

Schritt 1: LibreOffice vorbereiten

Dafür klicken wir in der Menüleiste von LibreOffice auf Extras und anschließend ganz unten auf Optionen.

LibreOffice Menüleiste Extras Optionen
LibreOffice Menüleiste Extras Optionen

In den Optionen von LibreOffice wählen wir, sofern nicht schon geschehen, die Benutzerdaten aus und füllen die Felder mit unseren Daten aus. Anschließend bestätigen wir die Eingaben mit einem Klick auf den Button OK.

LibreOffice Dialogfenster Optionen
LibreOffice Dialogfenster Optionen

Schritt 2: Das Logo einfügen

Im LibreOffice Menü klicken wir auf Einfügen… und anschließend auf Bild…

LibreOffice Menüleiste Einfügen Bild...
LibreOffice Menüleiste Einfügen Bild…

Im Fenster Bild einfügen wählen wir unser Bild mit dem Firmen-Logo aus und klicken auf Öffnen.

LibreOffice Dialogfenster Bild einfügen
LibreOffice Dialogfenster Bild einfügen

Anschließend klicken wir mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen im Kontextmenü den Eintrag Bild formatieren… aus.

LibreOffice Kontextmenü Bild formatieren...
LibreOffice Kontextmenü Bild formatieren…

Im Dialogfenster Bild im Reiter Typ aktivieren wir zuerst die Option Seitenverhältnis beibehalten. Für den Geschäftsbrief DIN 5008 Typ A stehen uns 27 mm für den Briefkopf zur Verfügung. 5 mm müssen wir als nicht druckbarer Bereich abziehen und somit darf unser Bild nur noch 2,2 cm hoch sein. Also passen wir die Höhe auf diesen Wert an.

Unter Position belassen wir den Wert für Horizontal auf Mitte und ändern das Verhältnis dahinter auf zu Gesamte Seite. Den Wert für Vertikal ändern wir auf Von Oben und den Wert um setzen wir auf 0,5 cm. Den Wert zu ändern wir ebenfalls auf Gesamte Seite.

LibreOffice Dialogfenster Bild Reiter Typ
LibreOffice Dialogfenster Bild Reiter Typ

Jetzt wechseln wir in den Reiter Umlauf und wählen unter Einstellungen Kein aus. Jetzt können wir die Änderungen mit OK bestätigen.

LibreOffice Dialogfenster Bild Reiter Umlauf
LibreOffice Dialogfenster Bild Reiter Umlauf

Danach sollte unser Brief ungefähr so aussehen.

LibreOffice Writer Dokument
LibreOffice Writer Dokument

Schritt 3: Rücksendeangabe und Anschrift

Jetzt benötigen wir ein Feld um die Angaben für die Rücksendung und den Empfänger hinterlegen zu können. Nur heißt das in LibreOffice nicht so, sondern Rahmen.

Wir klicken in der Menüleiste auf Einfügen und anschließend auf Rahmen -> Rahmen…

LibreOffice Menüleiste Einfügen Rahmen
LibreOffice Menüleiste Einfügen Rahmen

Unseren Rahmen müssen wir etwas anpassen. Unter Größe legen wir als Breite 8,50 cm fest und als Höhe 4,50 cm. Unter Position legen wir für Horizontal den Wert Von Links um 2,00 cm zu Gesamte Seite fest. Für Vertikal den Wert Von Obern um 2,70 cm zu Gesamte Seite.

Wichtig: Die Verankerung muss auf An der Seite geändert werden!

LibreOffice Dialogfenster Rahmen Reiter Typ
LibreOffice Dialogfenster Rahmen Reiter Typ

Anschließend wechseln wir in den Reiter Umlauf und wählen dort Kein aus.

LibreOffice Dialogfenster Rahmen Reiter Umlauf
LibreOffice Dialogfenster Rahmen Reiter Umlauf

Jetzt wechseln wir noch in den Reiter Umrandung und wählen unter Linienanordnung den ganz linken Button für keine Linien. Danach können wir unsere Einstellungen mit OK bestätigen.

LibreOffice Dialogfenster Rahmen Reiter Umrandung
LibreOffice Dialogfenster Rahmen Reiter Umrandung

Jetzt können wir über die Menüleiste Einfügen -> Feldbefehl -> weitere Felder unsere Daten aus den Optionen als Felder in den Rahmen einfügen.

LibreOffice Menüleiste Einfügen Feldbefehl
LibreOffice Menüleiste Einfügen Feldbefehl

Nacheinander klicken wir Firma, Straße, PLZ und Ort an und klicken vor dem Wechsel auf den Button Einfügen.

LibreOffice Dialogfenster Felder
LibreOffice Dialogfenster Felder

Das sieht noch nicht sehr hübsch aus und wir müssen das noch etwas formatieren.

LibereOffice Writer Dokument
LibereOffice Writer Dokument

Jetzt müssen wir den Text noch formatieren. Dazu fügen wir zuerst eine Neue Zeile in den Rahmen ein, markieren den grau hinterlegten Text und wählen als Schriftgrad 9 aus. Anschließend klicken wir mit der Maus zwischen die Felder und fügen je ein Leerzeichen, Strich und Leerzeichen ein. Danach klicken wir an das Ende des Textes und öffnen über die Menüleiste den Eintrag Format -> Absatz. Im Dialogfenster Absatz stellen wir den Abstand über Absatz auf 0,42 cm (12 Punkte) ein.

LibreOffice Dialogfenster Absatz Einzüge und Abstände
LibreOffice Dialogfenster Absatz Einzüge und Abstände

Jetzt wechseln wir noch schnell in den Reiter Umrandung und fügen dort unter Linienanordnung Benutzerdefiniert eine Linie unten ein. Anschließend bestätigen wir unsere Änderungen mit einem Klick auf OK.

LibreOffice Dialogfenster Absatz Umrandung
LibreOffice Dialogfenster Absatz Umrandung

Sieht schon bedeutend besser aus.

LibreOffice Writer Dokument
LibreOffice Writer Dokument

Schritt 4: Informationsblock einfügen

Der Informationsblock wird ebenfalls als Rahmen angelegt nur das wir hier einen Abstand von 12,50 cm vom linken Seitenrand benötigen und vom oberen Rand 3,20 cm. Wir fügen also wieder einen Rahmen ein. Als Breite verwenden wir diesmal 7,50 cm und als Höhe 4,00 cm.

Wichtig: Auch hier die Verankerung auf An der Seite setzen!

LibreOffice Writer Dialogfenster Rahmen Reiter Typ
LibreOffice Writer Dialogfenster Rahmen Reiter Typ

Auch hier stellen wir den Umlauf auf Kein ein.

LibreOffice Writer Dialogfenster Rahmen Reiter Umlauf
LibreOffice Writer Dialogfenster Rahmen Reiter Umlauf

Auch für diesen Rahmen entfernen wir im Reiter Umrandung den Rahmen. Anschließend können wir unsere Eingaben mit OK bestätigen.

LibreOffice Writer Dialogfenster Rahmen Reiter Umrandung
LibreOffice Writer Dialogfenster Rahmen Reiter Umrandung

Unseren Informationsblock können wir jetzt, wie im Screenshot unten, mit den gewünschten Angaben befüllen.

LibreOffice Writer Dokument
LibreOffice Writer Dokument

Für die Zeilen Name und Datum erhöhen wir den Abstand der Absätze auf 0,42 cm.

LibreOffice Writer Dialogfenster Absatz Reiter Einzüge und Abstände
LibreOffice Writer Dialogfenster Absatz Reiter Einzüge und Abstände

Damit unser Mitarbeiter nicht so viel tippen muss, habe ich noch hinter Name, Telefon, Telefax, E-Mail und Datum die entsprechenden Feldbefehle eingefügt.

LibreOffice Writer Dokument
LibreOffice Writer Dokument

Schritt 5: Seite einrichten

Den Seitenrand auf der linken Seite sollten auf 2,50 cm erhöhen. Dazu klicken wir in der Menüleiste auf den Eintrag Format und dort auf Seite…

LibreOffice Writer Menüleiste Format
LibreOffice Writer Menüleiste Format

Hier passen wir im Reiter Seite unter Seitenränder den Wert für Links auf 2,50 cm an. Anschließend klicken wir auf OK.

LibreOffice Writer Dialogfenster Seitenvorlage: Standard Reiter Seite
LibreOffice Writer Dialogfenster Seitenvorlage: Standard Reiter Seite

Jetzt haben wir schon fast einen DIN-Brief.

LibreOffice Writer Dokument
LibreOffice Writer Dokument

Schritt 6: Fußzeile einrichten

Den Briefkopf haben wir fertig. Jetzt brauchen wir noch eine Fußzeile für jede Seite, in der wir die Seitenzahl angeben und unser Impressum hinterlegen können. Die Fußzeile fügen wir über die Menüleiste, Einfügen -> Kopf-/Fußzeile -> Fußzeile -> Standard in unser Dokument ein.

LibreOffice Writer Menüleiste Einfügen Kopf-/Fußzeile
LibreOffice Writer Menüleiste Einfügen Kopf-/Fußzeile

In der Fußzeile drücken wir zweimal die Tabulator-Taste, geben dann das Wort Seite mit einem Leerzeichen ein und holen uns aus den Feldbefehlen die Seitennummer. Dann geben wir wieder ein Leerzeichen ein, schreiben das Wort von mit einem Leerzeichen dahinter und holen uns aus den Feldbefehlen die Seitenzahl.

LibreOffice Writer Menüleiste Einfügen Feldbefehl
LibreOffice Writer Menüleiste Einfügen Feldbefehl

Zum Schluss drücken wir die Entertaste.

LibreOffice Writer Dokument
LibreOffice Writer Dokument

Wir lassen den Cursor in der letzten Zeile der Fußzeile und öffnen über die Menüleiste Format -> Absatz. In den Absatzoptionen wechseln wir in den Reiter Tabulatoren und löschen dort die vorhandenen Tabulatoren über den Button Alle Löschen. Anschließend legen wir uns zwei neue Tabulatoren mit den  Positionen 5,50 cm und 11,00 cm an. Danach können wir die Absatzoptionen mit OK schließen.

LibreOffice Writer Dialogfenster Absatz Reiter Tabulatoren
LibreOffice Writer Dialogfenster Absatz Reiter Tabulatoren

Auch hier können wir einen Großteil der Firmenangaben aus den Feldbefehlen holen oder sie direkt als Text fest hinterlegen. Anschließend markieren wir uns den ganzen Text und legen als Schriftgrad 9 fest.

LibreOffice Writer Dokument
LibreOffice Writer Dokument

Ganz gefällt uns die Fußzeile noch nicht. Wir klicken mit der Maus in die erste Zeilen und öffnen nochmals die Absatzoptionen über Format -> Absatz. Dort wechseln wir in den Tabulator Einzüge und Abstände und legen unter Abstand den Wert für Über Absatz auf 0,42 cm fest.

LibreOffice Writer Dialogfenster Absatz Reiter Einzüge und Abstände
LibreOffice Writer Dialogfenster Absatz Reiter Einzüge und Abstände

Im Reiter Umrandung aktivieren wir unter Linienanordnung Benutzerdefiniert die obere Linie und klicken anschließend auf OK.

LibreOffice Writer Dialogfenster Absatz Reiter Umrandung
LibreOffice Writer Dialogfenster Absatz Reiter Umrandung

Jetzt sieht unsere Fußzeile auch schon sehr ordentlich aus.

LibreOffice Writer Dokument
LibreOffice Writer Dokument

Schritt 7: Als Dokumentenvorlage speichern

Über den Button Speichern unter… in der Symbolleiste oder über die Tastenkombination STRG+S können wir jetzt unsere Arbeit speichern.

LibreOffice Writer Symbolleiste Speichern unter...
LibreOffice Writer Symbolleiste Speichern unter…

Wir vergeben einen aussagekräftigen Dateinamen, z.B. Geschäftsbrief DIN 5008 Form A, und wählen als Dateiformat ODF Textdokumentenvorlage (.ott) aus.

LibreOffice Writer Dialogfenster Speichern
LibreOffice Writer Dialogfenster Speichern

Als Speicherort legen wir noch unter in Ordner speichern unser Vorlagen Verzeichnis fest. Anschließend klicken wir auf den Button Speichern.

LibreOffice Writer Dialogfenster Speichern
LibreOffice Writer Dialogfenster Speichern

Als letzten müssen wir jetzt noch unsere Vorlage in die LibreOffice Vorlagen importieren. Dazu klicken wir in der Menüleiste auf Datei -> Neu -> Vorlagen

LibreOffice Writer Menüleiste Neu Vorlagen
LibreOffice Writer Menüleiste Neu Vorlagen

Skandal! – In der Vorlagenverwaltung Texte / Geschäftliche Korrespondenz finden wir unsere neue Vorlage nicht. Um diese hier verfügbar zu machen, klicken wir auf dem Button Importieren hinter dem schwarzen Stern.

LibreOffice Writer Vorlagenverwaltung Texte
LibreOffice Writer Vorlagenverwaltung Texte

Im Dialogfenster Öffnen wir unsere Vorlage und klicken auf den Button Öffnen.

LibreOffice Writer Dialogfenster Öffnen
LibreOffice Writer Dialogfenster Öffnen

Jetzt ist alles in Butter und wir können den ersten Geschäftsbrief basierend auf der neuen Vorlage erstellen.

LibreOffice Writer Dialogfenster Vorlagenverwaltung Reiter Texte
LibreOffice Writer Dialogfenster Vorlagenverwaltung Reiter Texte

Download

2 Gedanken zu „Geschäftsbrief-Vorlage mit LibreOffice Writer erstellen“

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.