Rechnungsverwaltung

Rechnungsliste

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In der Rechnungsliste werden alle Rechnungen angezeigt. Hier können neue Rechnungen vorbereitet und bestehende bearbeitet werden.

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  • Hinzufügen – Mit diesem Button wird ein neue Rechnung vorbereitet
  • Bearbeiten – Mit diesem Button können Sie die markierte Rechnung einsehen und bearbeiten.
  • Speichern – Mit diesem Button werden alle Änderungen in der Rechnungsliste gespeichert.

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In der Rechnungsliste wird Ihnen die Rechnungsnummer, der Gesamtbetrag Brutto, die Kundennummer und das Rechnungsdatum angezeigt.

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In der Detailansicht wird Ihnen die Rechnungsanschrift unter Kunde, der Gesamtbetrag Netto, die Mehrwertsteuer 19% und 7%, der Gesamtbetrag Brutto und der Skontobetrag/Anzahlung angezeigt. Im Feld Text für Buchhaltung können sie einen Text für die Buchhaltung hinterlegen und in Zahlbetrag den Betrag den der Kunde bezahlt hat. Darunter sehen wann die Rechnung fällig ist. Alle Eingaben werden hier erst dauerhaft übernommen, wenn sie diese mit einem Klick auf den Button Speichern bestätigen.

Neue Rechnung erstellen

Mit einem Klick auf den Button Hinzufügen wird eine neue leere Rechnung erstellt.

 

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Das Fenster für eine neue Rechnung ist in 5 Bereiche unterteilt:

  1. Anzeige der Kundendaten und Felder zum Bearbeiten
  2. Anzeige der Rechnungsdaten und Felder zum Bearbeiten
  3. Liste der Rechnungspositionen
  4. Detailansicht der Rechnungspositionen und Felder zum Bearbeiten
  5. Rechnungssummen

Kunde hinzufügen und Bearbeiten

2016-08-10 10_09_17-InvoiceEasyAppIm Bereich Kunde gibt es drei Buttons:

  • Hinzufügen – Einen Kunden aus der Kundenliste hinzufügen
  • Übernehmen – Die Änderungen am Kunden übernehmen
  • Bearbeiten – Den Kunden bearbeiten

Mit einem Klick auf den Button Bearbeiten kann der Kunde mit Rechnungsadresse ohne vorheriges Anlegen in der Kundenverwaltung eingetragen werden. Diese Kunden haben alle die Kundennummer 10000.

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Im Bearbeitungsmodus gibt es sechs Felder:

  • Firma – hier tragen Sie den Firmennamen ein, z.B. Musterfirma.
  • Name – hier tragen Sie Vorname und Nachname des Kunden ein, z.B. Max Mustermann.
  • Straße – hier tragen Sie Straße und Hausnummer der Rechnungsadresse ein, z.B. Musterstraße 1.
  • PLZ – hier tragen Sie die Postleitzahl der Rechnungsadresse ein, z.B. 01111.
  • Ort – hier tragen Sie den Ort der Rechnungsadresse ein, z.B. Musterstadt.
  • Land – hier tragen Sie das Land der Rechnungsadresse ein, z.B. Deutschland.

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Um einen Kunden aus der Kundenverwaltung in eine neue Rechnung zu kopieren, klicken Sie auf Hinzufügen. Anschließend öffnet sich das Fenster Kundenverwaltung.

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Wählen Sie einen Kunden aus der Kundenverwaltung aus und klicken Sie anschließend auf den Button Kopieren.

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Rechnungsdatum und Lieferdatum editieren

Im Bereich Rechnung werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:

  • Rechnungsnummer im Format Jahr-Monat-Nummer vierstellig
  • Kundennummer
  • Rechnungsdatum
  • Lieferdatum

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Mit einem Klick auf das Stift-Symbol (Bearbeiten) können Sie das Rechnungsdatum und das Lieferdatum editieren.

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Artikel hinzufügen und Editieren

2016-08-10 11_10_44-InvoiceEasyAppDer Bereich Positionen hat drei Buttons:

  • Kopieren – Einen Artikel aus der Artikelverwaltung in die Rechnung kopieren.
  • Hinzufügen – Eine Freiposition anlegen und bearbeiten.
  • Löschen – Eine Position entfernen.

Um einen Artikel aus der Artikelverwaltung in die Rechnung zu kopieren klicken Sie auf den Button Kopieren im Bereich Positionen.

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Markieren Sie jetzt einen Artikel in der Artikelverwaltung aus und passen Sie eventuell noch die Menge in den Artikeldetails an. Klicken Sie anschließend in der Artikelverwaltung auf den Button Kopieren.

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Wiederholen Sie die Schritte solange bis sie alle Artikel in die Rechnung kopiert haben. Um eine Freiposition zu erstellen klicken Sie auf den Button Hinzufügen (+)

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Markieren Sie die Position. Auf der rechten Seite im Positionsbereich können Sie jetzt folgende Angaben anpassen:

  • Artikelnummer – Eine Freie Artikelnummer. Diese wird nicht in der Artikelverwaltung gespeichert!
  • Menge
  • Preiseinheit
  • Bezeichnung
  • Einzelpreis netto
  • Rabatt in %
  • Mehrwertsteuer in %
  • Beschreibung

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Rechnung speichern und Drucken

Haben Sie alle Informationen in Ihre Rechnung über, bzw. eingetragen können Sie die Rechnung ausdrucken oder als PDF speichern. Dazu klicken Sie im Rechnungskopf auf den Button Drucken. Anschließend öffnet sich der Druckdialog.

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Wenn Sie die Rechnung als PDF speichern wollen wählen Sie unter Drucker den Eintrag Microsoft Print to PDF aus und folgen Sie dort dem Dialog zum Speichern.

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Nach dem Drucken können Sie Ihre Rechnung mit einem Klick auf den Button Speichern in der Rechnungsliste speichern.

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Rechnung bearbeiten und drucken

Eine gespeicherte Rechnung können Sie jederzeit mit einem Klick auf den Button Bearbeiten einsehen, ändern und drucken. Bitte beachten Sie das wenn Sie eine Rechnung erstellt und verschickt wurde sie aus rechtlichen Gründen nicht mehr verändert werden darf. Aus diesem Grund empfehle ich die Rechnungen immer als PDF auf einem externen Laufwerk zu speichern.