Next Generation Workspace für KMUs

In der Informationstechnologie bezeichnet man mit grüner Wiese eine homogene IT-Infrastruktur bestehend aus weitestgehend standardisierten Lösungen. Das dies nicht immer im Sinne der Anwender war, liegt auf der Hand. Es ist nicht neu, das User lieber ihren PC vom Discounter in Büro geschleppt hätten, als mit veralteten und durch Policies ausgebremsten Büro-Computern vorlieb zu nehmen. Die Zeiten haben geändert. Neue Konzepte und die technologische Weiterentwicklung gerade im Bereich der mobilen Endgeräte geben Unternehmen neue Möglichkeiten und sind gleichzeitig eine Herausforderung. Insbesondere für die IT-Abteilungen bzw. IT-Dienstleister, die sich von althergebrachten Kastendenken verabschieden müssen.

Das Ende der grünen Wiese

694910_web_R_K_by_Erich Keppler_pixelio.de2006/2007 habe ich an einem Projekt mitgewirkt standardisierte IT-Lösungen zum Festpreis im Mietmodell kleinen und mittleren Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Ich habe noch die schicke Jacke der IT-Collection bzw. IT-Flat. Seit dem ist viel Wasser den Rhein heruntergeflossen und der IT-Markt inklusive dem Endanwenderverhalten hat sich grund- und maßgeblich verändert.

Es geht für IT- Dienstleister weit mehr, als nur um die Frage, welche mobilen Endgeräte bzw. Smartphones der Mitarbeiter nutzt und ob er am Arbeitsplatz privat surfen darf. Außendienstmitarbeiter, Home Office oder Micro-Traveling erfordern es, dass Unternehmen die Zusammenarbeit an jedem Ort der Welt ermöglichen. Und lange können Unternehmen Ihre Mitarbeiter nicht dazu zwingen auf Tasten zu tippen, während Sie schon privat in der Welt der Touch-Displays leben.

Arbeitsplatz der Zukunft

504845_web_R_K_B_by_Rainer Sturm_pixelio.deWie der Arbeitsplatz der Zukunft in fünf bis sechs Jahren aussehen wird, kann ich heute noch nicht sagen. Dazu fehlen mir schlicht weg Informationen aus den geheimen Entwicklungszentren der Hard- und Software-Hersteller. Anhand der heutigen technischen Möglichkeiten und der Produkte die sich schon jetzt auf dem Markt befinden, lassen sich leicht zwei Szenarien ableiten.

Konservatives Szenario

  • Cloud und Bring Your Own Device (BYOD) stellen sich als überbewertete Hype-Themen heraus und konservative Netzwerkstrukturen bleiben die vorrangigen Lösungsansätze.
  • Der Großteil der Mitarbeiter arbeitet weiterhin am althergebrachten Büroarbeitsplatz im Unternehmen.
  • Die wichtigsten Anwendungen der Anwender sind immer noch Outlook, Word, Excel oder LOB-Anwendungen wie JTL-Software, die auf Microsoft basierten Systemen installiert sind.
  • Cloud-Lösungen stellen sich als nicht lösbares Sicherheitsrisiko heraus, so dass Unternehmen weiterhin an Ihren lokalen Netzwerklösungen mit Brandschutzmauern festhalten.

Innovatives Szenario

  • Mitarbeiter arbeiten verstärkt an unterschiedlichen Orten, wie z.B. an öffentlichen Orten (Cafe’s, Parks, etc.) und sind nur noch zu bestimmten Terminen an den Unternehmensstandorten.
  • Die Mieten für Büroraum und Wohnungen sind in Ballungszentren sehr hoch. Pendler verbringen viel Zeit in Bahn oder Auto um jeden Tag zur Arbeit zu kommen. Die Arbeit im Home Office wird zum Normalfall.
  • Die Anbindung an das Internet ist überall verfügbar. Privat haben die Mitarbeiter einen DSL-Anschluss, an öffentlichen Orten gibt es frei zugängliche Hotspots und über das eigene Smartphone können einfach eigene eingerichtet werden. Somit liegt die Infrastruktur nicht mehr in der Verantwortung der IT.
  • Unternehmensanwendungen werden nur noch als virtuelle, Cloud-basierte Systeme zur Verfügung gestellt. Benötigte Apps werden über öffentliche oder unternehmenseigene App-Stores den Anwendern zur Nutzung angeboten (One-Click-Installation).

Für welches der beiden Szenarien sich ein Unternehmen entscheidet, hängt vom Innovationsgrad, den betrieblichen Anforderungen, den Mitarbeitern und den Sicherheitsanforderungen des Unternehmens ab. Damit ist eine Aussage darüber, welcher Trend sich durchsetzen wird extrem schwer. Zu viele Faktoren und Entscheidungen, die nicht immer der logischen Vernunft folgen, haben darauf Einfluss. Die technischen Voraussetzungen einen innovativen und progressiven Weg zu gehen, sind vorhanden.

Welche Technologien funktionieren

377062_web_R_B_by_Rainer Sturm_pixelio.deBevor Sie sich in das Projekt „New Generation Workspace“ oder auf Deutsch „Arbeitsplatz der Zukunft“ machen sollten Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer bestehenden Technologie machen und überprüfen, ob diese den neuen Anforderungen gewachsen ist. Nicht jeder Hype in der IT hat sich in der Vergangenheit als alleiniger Segensbringer herausgestellt. Und es ist auch nicht immer ratsam jedem neuen Trend sofort zu folgen. Viele Punkte sollten hier gut überlegt werden.

Am klassischen Büroarbeitsplatz hat Microsoft immer noch das sagen. Microsoft Office mit Outlook ist nicht wegzudenken, obwohl es durchaus auch alternativen aus der OpenSource Welt gibt. Und die klassische Dateiablage für die ganzen Word-, Excel- oder anderen Dokumente im Gigabyte-Bereich ist das Speichermedium schlecht hin – egal ob nun lokal oder auf Netzlaufwerken. Und wenn Firmendokumente Online zur Verfügung gestellt werden müssen, nutzen die Anwender private Cloud-Speicher-Dienste wie Dropbox oder Skydrive. Mal ganz davon abgesehen, das diese Dokumente lieber per Mail zum Kollegen nebenan geschickt werden und somit eine Flut an Dokumenten täglich produziert wird, deren niemand mehr her werden kann.

Microsoft hat diese Problematik schon lange erkannt. Mit Windows Vista, Microsoft Office 2007, Office SharePoint Server 2007 und Windows Server 2008 hat Microsoft eine Produktionsplattform den Anwendern zur Verfügung gestellt, die alles beinhaltet, was für den grenzenlosen Zugriff auf Daten und Informationen notwendig ist. Nur hat es keiner wirklich bemerkt. Viel lieber hat man über die Jungs aus Redmond USA gemeckert. Das einzige was fehlte, war die Möglichkeit der Wahl des Endgerätes. Das hat sich mit den aktuellen Produkten von Microsoft geändert. Office 2013 läuft auf MAC-Books. Mit Microsofts Virtueller Desktop Infrastruktur lassen sich Windows basierte Geschäftsanwendungen auch auf anderen Endgeräten bereitstellen, sofern Sie die Remote Desktopservices von Microsoft unterstützen. Somit ist der Endanwender fast frei in der Wahl seines Endgeräts.

Gerade für KMU-Unternehmen bieten sich die Lösungen von Microsoft förmlich an, da sich die IT-Verantwortlichen keine Gedanken über Schnittstellen und Kompatibilitätsprobleme machen müssen. Mit Windows Server 2012 Essentials und Small Business wird eine Privat-Cloud Infrastruktur für mobile Mitarbeiter mitgeliefert in die sich nahtlos der Microsoft Online Dienst Office 365 mit Lync-Online, Exchange Online und SharePoint Online integrieren lässt. Hierüber ist auch bequem der Remote Desktop Zugriff auf den Bürorechner von zu Hause aus möglich, sofern dieser an ist. Verbindet man dieses noch mit den Virtual Desktop Services lassen sich auch LOB-Anwendungen (Geschäftsanwendungen) von überall mit fast jedem mobilen Endgerät aufrufen.

Leider hängen hier OpenSource oder alternative Lösungen stark hinterher. Viele zum Teil hervorragende Insellösungen fehlen Schnittstellen zum Rest der IT. Gerade bei OpenOffice.org vermisse ich die Möglichkeit Dokumente direkt mit entsprechenden Metadaten in Online-Portalen wie SharePoint speichern zu können und die Metadaten direkt im Dokument als Textbausteine zu verwenden.

Als Fazit kann man festhalten, dass es bei den Endgeräten schon egal ist, für welches sich der Anwender entscheidet. Bei Infrastrukturlösungen und Geschäftsanwendungen haben immer noch Microsoft basierte Lösungen die Nase vorn. Werden Geschäftsanwendungen virtualisiert, stehen diese fast grenzenlos den Mitarbeitern zur Verfügung.

Business-Perspektive

327051_web_R_K_by_plumbe_pixelio.deAus der Sicht von KMU Unternehmen gab es nie wirklich die Anforderung homogene, standardisierte IT-Infrastrukturen aufzubauen. Viele Unternehmen haben gar nicht die Ressourcen um Ihre IT-Landschaft derart zu gestalten. Für die meisten KMUs liegt der Fokus darauf, dass das Internet funktioniert Sie Ihre E-Mails versenden können, bzw. die Anwendungen funktionieren, mit denen die Rechnungen, Aufträge geschrieben oder die Produktion gesteuert wird. Und wenn ein Mitarbeiter Hilfe benötigt, fragt er seine Kinder.

Der Consumer-Markt bei KMUs von Hause aus einen stärkeren Einfluss auf die IT-Infrastruktur als bei Großunternehmen. Für IT-Dienstleister bedeutet dies in der Zukunft, mit allen Geräten umgehen zu können. Fruchtlose Diskussionen über das für und wider von Client-Betriebssystemen werden da nichts bringen. Und mit Bring Your Own Device (BYOD) was so viel bedeutet, dass der Mitarbeiter mit seinem privaten Computer arbeitet, wird der Druck auf die IT-Dienstleister noch größer.

Rollenprofile

376042_web_R_K_B_by_Rainer Sturm_pixelio.deNicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen hat die gleichen Anforderungen an seinen Workspace. Dies ist durch die unterschiedlichen Aufgaben bedingt, die Führungskräfte und Mitarbeiter bei Ihrer täglichen Arbeit zu bewältigen haben. Rollenprofile helfen hier die richtigen Lösungen für die verschiedenen Rollen bereitzustellen.

  • Wissensarbeiter (Knowledge Worker)
    Wissensarbeiter sind Arbeitnehmer, deren wichtigstes Kapital Wissen ist. Zu dieser Gruppe Arbeitnehmer gehören zum Beispiel Software-Ingenieure, Ärzte, Architekten, Ingenieure, Wissenschaftler, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Lehrer.
  • Manager (Mobile Worker/Manager)
    Zu dieser Gruppe gehören Führungskräfte und Kundenmanager die viel Unterwegs sind, Inhalte analysieren und präsentieren müssen oder Entscheidungen treffen.
  • Fachkraft (Task Worker)
    Task Worker sind die klassischen Facharbeiter, die hauptsächlich im Büro an festen Arbeitsplätzen arbeiten und in der Hauptsache mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation arbeiten.
  • Außendienstmitarbeiter (Field Worker)
    Hier unter Fallen Ingenieure oder Kundendienstmitarbeiter die hauptsächlich unterwegs sind und widerstandsfähige ultramobile Geräte brauchen. Sie arbeiten hauptsächlich mit Spezialanwendungen wie CAD-Software.

Anforderungen an IT-Dienstleister

288405_web_R_K_B_by_Stephanie Hofschlaeger_pixelio.deIT-Dienstleister stehen hier vor großen Herausforderungen. Es muss nicht nur altes Kastendenken über Bord geworfen werden.

  • Die Informationstechnologie ist der zentrale Baustein für den Erfolg eines Unternehmens. Das Gesamtkonzept muss aber stimmen, um alle Anforderungen abdecken zu können.
  • IT-Dienstleister müssen in der Lage sein ihr Angebot von kurzfristigen Trends in der Lieferantenlandschaft weitestgehend zu lösen. Das betrifft nicht nur den Endgeräte-Markt sondern auch die Geschäftsanwendungen.
  • IT-Dienstleister müssen Unternehmen Lösungen geben, damit Mitarbeiter in dezentralen Organisationen geordnet, prozessorientiert und ortsübergreifend arbeiten können.
  • Die Anwendungsinfrastruktur muss an die neuen Endgeräte angepasst werden. Dies gilt insbesondere in den Bereichen Sicherheit und Anbindung der Mitarbeiter von zu Haus
  • Mittelalterliche Sicherheitskonzepte mit Firewalls, demilitarisierten Zonen und virtuellen Netzwerken haben ausgedient. IT-Dienstleister müssen Zonenkonzepte anbieten können, die Nutzergruppen unterschiedliche Rechte geben.

Fazit

Als Fazit kann ich sagen, dass spannende Zeiten auf zu kommen. Wir werden uns von so manchen liebgewonnen trennen müssen, wie zum Beispiel von Windows XP. Dafür werden neue wunderschöne Drogen auf den Markt kommen, die ganz bestimmt nicht ohne Nebenwirkungen sind, uns aber trotzdem Abhängig machen. Enthaltsamkeit wird hier nicht die Lösung sein. Wer glaubt ohne Cloud heute auszukommen, muss nur daran denken wo und wie er seine Emails speichert und versendet. Willkommen in der Wolke, ich hoffe Sie sehen noch etwas…..

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