Produktinformationsmanagement (Product Information Management – PIM)

Informationen zu Produkten liegen oft weit verstreut auf unterschiedlichen IT-Systemen. In der Praxis bekommen die Händler die Rohdaten von Ihren Lieferanten, die dann für die unterschiedlichen Vertriebskanäle aufbereitet werden müssen. Oft müssen zu dem noch eigene Produktbeschreibungen und Bilder angefertigt werden. Die eventuell vorhandene Warenwirtschaft bietet zwar die Möglichkeit dort Artikel mit den notwendigen Informationen anzulegen. Von einem Produktinformationsmangement-System sind diese in der Regel weit entfernt.

Die gängigen Warenwirtschaftslösungen für den SoHo (Small Office/Home Office) bzw. Small Business (Kleine und mittelständische Unternehmen – KMU) bietet nicht die Möglichkeit über die Produkt-/Artikelverwaltung Genehmigungsprozesse oder Bearbeitungsstände für die dort gepflegten Produkte zu hinterlegen. Auf den ersten Blick mag das nicht weiter tragisch klingen. Aber schon ein kleiner Einzelhändler bezieht seine Daten aus dutzenden unterschiedlicher Datenquellen. Damit alle Beteiligten wissen, wo sie nach diesen Daten suchen müssen, bietet es sich förmlich an, diese Daten in einer Datenzentrale zusammenzufassen.

Eigenbau vs. OpenSource vs. proprietäre Systeme

Der Markt an PIM-Systemen ist nicht weniger unübersichtlich, wie der Markt an ERP-Systemen und Warenwirtschaftssystemen. Es stellt sich also die Frage nach dem Make or Buy, bzw. einer frei verfügbaren oder einer kostenpflichtigen Lösung oder vielleicht sogar einem kompletten Eigenbau. Produktinformationsmanagement-Systeme kochen auch nur mit Wasser und viele der dort verwendeten Funktionen finden sich auch in Standardsoftware wieder. Einen Überblick über die am Markt verfügbaren Systeme findet man auf https://www.pim-verzeichnis.de. Hier findet man auch die beiden OpenSource Systeme akeneo und Pimcore. Beide Lösungen können in der Cloud bereit gestellt werden. Die Installation von Pimcore könnte in der Praxis die etwas leichtere Aufgabe sein.

Für viele Händler dürfte der Einsatz einer OpenSource-Lösung ausreichend sein. Die einzige Frage, die sich hier stellt, ist, wie hoch der Aufwand für die Implementierung und die Anbindung an die bestehende Infrastruktur ist. Alternativ kommt hier auch die Verwendung von Standardsoftware Produkten infrage. Auf der Seite der proprietären Softwarelösungen wäre hier eine Lösung auf der Basis von Microsoft SharePoint Server denkbar. Auf OpenSource Seite könnte man so ein System auch mit ownCloud, bzw. NextCloud aufbauen. So lassen sich in beiden auch Workflows und ein einfaches Dokumenten-Management-System abbilden.

Für welche Lösung man sich dann letztendlich entscheidet, hängt auch maßgeblich von der Anzahl der Mitarbeiter und Produkte ab. In meiner kleinen Musterfirma ist schon der Einsatz einer der frei verfügbaren OpenSource Lösungen übertrieben. Thematisch gibt hier der Aufbau einer eigenen Lösung auch mehr Inhalt für meinen Blog her. Für das Produktinformationsmanagement werde ich hier NextCloud, LibreOffice und die Fotoveraltung Shotwell verwenden. Dazu werden ein paar schöne Vorlagen für LibreOffice erstellt. Die meiste Arbeit ist die Abbildung der entsprechenden Workflows.

Die Frage der Schnittstellen spielt hier aus meiner Sicht keine sehr große Rolle. Fast alle im Markt gängigen System bieten Schnittstellen zu den relevanten Webshop-Systemen und Marktplätzen wie Amazon und eBay. Nur wenige werden ihren Produktkatalog auch in gedruckter Form an Kunden versenden wollen. Eine Aufbereitung der Produktdaten in dieser Richtung wäre aber mit der Verwendung entsprechender Desktop-Publishing Lösungen auch denkbar. Wichtig ist nur, dass die Daten am Ende in Form von Text-Dateien für den Import in die jeweilige Warenwirtschaft mit einfachen bereitgestellt werden kann. Am Ende sollte dies auch ein Laie mit wenigen Klicks selbstständig erledigen.

Fazit

Egal ob nun reiner Online Versandhändler oder stationärer Einzelhändler – ein Produktinformationsmanagement System in einer wie auch immer gearteten Form, ist bei der Fülle an Daten schon fast nicht mehr wegzudenken. Wichtig ist auch hier im Vorfeld die eigenen Prozesse zu ermitteln. Zentraler Punkt im PIM ist das Produktdatenmodell aus Produktgruppen, Hierarchien und dem Eigenschaftskatalog aus technischen Daten, Produktbeschreibung, Bildern und Dateien. Neben der Integration in die Warenwirtschaft und Customer Relationship Management System sollten die Daten von mehreren Mitarbeitern gemeinsam nutzbar und auffindbar sein.

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