Projekte mit SharePoint verwalten – Dokumentenbibliothek für den IT-Servicekatalog

Ein zentrales Projekt, welches ich in den nächsten Wochen zu stemmen habe, ist der Aufbau eines IT-Servicekatalogs. Die Projektdokumente für diesen Katalog werden nicht im Projektarbeitsbereich gespeichert, sondern erhalten eine eigene Dokumentenbibliothek. Anhand dieses Beispiels kann ich zeigen, wie mehrere SharePoint Inhaltstypen in einer Dokumentenbibliothek zusammengefasst werden können.

2014-06-01 20_40_19-Internet Explorer MainWie Inhaltstypen in SharePoint 2013 / SharePoint Online angelegt werden habe ich hier schon gezeigt: Projekte mit SharePoint verwalten. In der linken Grafik sehen Sie die Einstellungen für den Inhaltstyp Serviceelemente. Hier wird eine neue Gruppe IT-Services angelegt. Die Inhaltstypen Service und Servicemodul werden dieser Gruppe beim Anlegen hinzugefügt (aus „Vorhandener Gruppe“ den Inhaltstyp IT-Service auswählen). Für die Dokumentenbibliothek IT-Services benötige ich drei neue Inhaltstypen die in der Gruppe IT-Services zusammengefasst. Folgende Grafik zeigt die fertigen Inhaltstypen.

2014-06-02 19_18_22-Websiteinhaltstypen - Internet Explorer

Nachdem die drei neuen Inhaltstypen Grundlegend angelegt sind, können zusätzliche Websitesspalten angelegt werden. Der folgende Screenshot zeigt die neuen Websitespalten für den Inhaltstyp Services

2014-06-02 19_32_36-Inhaltstyp - Internet Explorer

Name Typ Status Quelle
Aktueller Stand Datum und Uhrzeit (nur Datum auswählen) Optional
Gültigkeit Datum und Uhrzeit Optional
Verantwortlich Person oder Gruppe Optional

Tabelle der neuen Websitespalten.

2014-06-01 20_50_25-Spalte erstellen - Internet ExplorerDie Spalten Name, Typ Datei, und Titel, eine Textzeile, sind schon vorhanden. Angelegt werden müssen „Aktueller Stand“, „Gültigkeit“ und „Verantwortlich“. Aus diese Spalten werden in einer neuen Gruppe „IT-Services“ abgelegt.

Die Websitespalten müssen nur einmal angelegt werden. Den Inhaltstypen Service und Servicemodul habe ich diese Spalten direkt zugewiesen.


2014-06-02 19_47_18-Inhaltstyp - Internet ExplorerDas geht, in dem Sie Websiteinhaltstypen / Websiteinhaltstyp unter spalten auf „Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen“ anklicken.

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Auf der Seite „Spalten hinzufügen“ selektieren Sie im Dropdownmenü „Spalten auswählen aus“ IT-Services und wählen die verfügbaren Spalten mit einem Klick auf den Button „Hinzufügen“ aus.

Diesen Vorgang wiederholen Sie auch für den Inhaltstyp Servicemodule.

2014-06-02 19_57_57-Inhaltstyp - Internet Explorer
Im nächsten Schritt müssen wir den Inhaltstypen eine Dokumentenvorlage zuweisen. Dazu klicken Sie im Websiteinhaltstyp unter Einstellungen auf erweiterte Einstellungen.

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Im Bereich Dokumentenvorlage können Sie jetzt die passenden Vorlagen hinterlegen. Dazu markieren sie „Neue Dokumentenvorlage hochladen“ und klicken anschließend auf Durchsuchen. Mit einem Klick auf OK schließen sie den Vorgang ab. Damit sind fast alle Vorarbeiten für die neue Dokumentenbibliothek abgeschlossen.

Im nächsten Schritt legen Sie eine neue Dokumentenbibliothek an und geben Ihr den Namen IT-Services.

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2014-06-01 21_22_27-Internet Explorer MainAls Dokumentenvorlage wählen Sie Worddokument aus. Anschließend wechseln Sie über die Ribbon-Leiste in die Bibliothekeinstellungen.

In den Bibliothekeinstellungen müssen wir Folgende Einstellungen vornehmen:

  • Die Verwaltung von Inhaltstypen zulassen
  • Die neuen Inhaltstypen Service, Servicemodul und Serviceelement aus den vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen.
  • Websitespalte für den Inhaltstyp hinzufügen.

In den Bibliothekeinstellungen klicken Sie auf erweiterte Einstellungen

2014-06-01 21_24_47-Erweiterte Einstellungen

Unter „Verwaltung von Inhaltstypen zulassen?“ aktivieren Sie „Ja“ und schließen den Vorgang mit OK ab.

Unter Inhaltstypen in den Bibliothekeinstellungen ist bis jetzt nur Dokument als Standard Inhaltstyp vorhanden. Klicken Sie hier auf „Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen“ an.

2014-06-01 21_28_40-Einstellungen

Jetzt können Sie die drei neuen Websiteinhaltstypen der Dokumentenbibliothek zuordnen

2014-06-01 21_29_01-Internet Explorer Main

Im Dropdownmenü selektieren Sie die Gruppe IT-Services und fügen alle drei Websiteinhaltstypen hinzu. Den Vorgang können Sie wieder mit OK abschließen.

Damit Sie später selektieren können um welche Art von Dokument es sich handelt, fügen Sie der Dokumentenbibliothek noch eine Spalte IT-Service-Ebene hinzu. Dazu klicken Sie in den Bibliothekseinstellungen unter Spalten auf Spalte erstellen.

2014-06-01 21_38_48-Ist in Arbeit... - Internet Explorer

Als Informationstyp wählen sie Auswahl (Menü) aus und hinterlegen in der Auswahlliste die Einträge

  • IT-Service
  • IT-Servicemodul
  • IT-Serviceelement

Damit hätten Sie es jetzt fast geschafft. Sie können jetzt schon die unterschiedlichen Dokumente anlegen und auch den entsprechenden Ebenen des Servicekatalogs hinzufügen.

2014-06-01 21_38_08-IT-Services

Als letzten Schritt hinterlegen wir noch die Möglichkeit einen Genehmigungsstatus in der Liste zu hinterlegen. Mittels Workflow soll dann der Genehmigungsstatus später gesteuert werden. Dazu öffnen wir unsere neue SharePoint Bibliothek im SharePoint Designer 2013.

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Hat sich der SharePoint Designer geöffnet setzen Sie unter Einstellung den Haken vor „Genehmigung des Inhalts für gesendete Elemente anfordern“ und speichern Sie die Änderungen vor dem Schließen des SharePoint Designers.

2014-06-01 21_41_35-Internet Explorer Main

Damit ist der Grundaufbau der Dokumentenbibliothek fertig.

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