Projekte mit SharePoint verwalten

Als IT-Consultant ist man hauptsächlich mit der Planung um Umsetzung von Projekten beschäftigt. In großen Projekten gibt es in der Regel einen Projektleiter, der sich um die Koordination und das Umfeld kümmert. Bei kleineren und mittleren Projekten übernimmt man diese Rolle selbst. Ziel ist es Projekte Teambezogen zu bearbeiten und zu koordinieren. Als Basis hierfür Verwende ich die Office 365 Enterprise E3 enthaltenen SharePoint Online Dienste. Es lässt sich aber auch mit SharePoint Server 2013 umsetzen. Nur bedingt geeignet ist SharePoint 2013 Foundation. In der kostenlosen Edition von SharePoint lassen sich auch Inhaltstypen verwalten, aber für jeden Inhaltstyp muss eine eigene Dokumentenbibliothek mit eigener Vorlage erstellt werden.

Zentraler Punkt für die Umsetzung der Projektverwaltung in SharePoint ist es geeignete Inhaltstypen zu definieren und diese im Portal zu hinterlegen. Anschließend werden die Dokumenten Vorlagen erstellt. Passende Vorlagen für das Projektmanagement können auch hier heruntergeladen werden: http://www.pm-handbuch.com/pm-vorlagen/. Die folgende Grafik zeigt zwei Inhaltstypen, Verträge und Bestellung, die in einer Dokumentenbibliothek hochgeladen werden.

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Inhaltstyp für Projektentwürfe /-aufträge

Melden Sie sich in SharePoint als Website Administrator an und wechseln Sie zur höchsten Ebene Ihrer Websitesammlung.

Klicken Sie auf das kleine Zahnradsymbol und wählen Websiteeinstellungen aus.

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Unter Web-Designer-Kataloge klicken Sie auf Websiteinhaltstypen.

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Im Websiteinhaltstyp-Katalog können Sie sehen, dass schon eine beachtliche Zahl an Inhaltstypen existiert, die Sie in Ihren Dokumentenbibliotheken verwenden können. Für die Projektentwürfe /-aufträge erstellen Sie einen eigenen Inhaltstyp.

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  1. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“.
  2. Um einen neuen Inhalttyp zu erstellen, müssen Sie einige Angaben machen. Als erstes vergeben Sie den Namen Projektentwurf und machen dazu eine passende Beschreibung.
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  3. Wählen Sie nun den übergeordneten Inhaltstyp aus der Gruppe in der er enthalten ist aus. Selektieren Sie in der oberen Dropdown-Liste Dokumenteninhaltstypen und anschließend Dokument aus dem darunterliegenden.
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  4. Zum Schluss müssen Sie bestimmen in welcher Gruppe der neue Inhaltstyp gespeichert werden sollen. Sie können dieses in einer bestehenden Gruppe, z.B. Benutzerdefinierte Inhaltstypen, machen oder eine eigene neue Gruppe anlegen. Hier aktivieren Sie die Option Neue Gruppe und vergeben dieser den Namen Projektarbeit.
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  5. Mit einem Klick auf OK schließen Sie das Erstellen des Inhaltstypen ab.

2 Gedanken zu „Projekte mit SharePoint verwalten“

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