Serienbrief mit Word 2010 und Excel

Um ein und denselben Brief an viele unterschiedliche Empfänger zu senden, gibt es in Word schon seit langer Zeit die Serienbrieffunktion. Das Netz ist voll mit Anleitungen zum erstellen von Serienbriefen. Hier meine Version dieser Anleitung.

Um einen Serienbrief erstellen zu können benötigt man zwei Dateien. Die eine beinhaltet den Brief mit variablen für die veränderlichen Inhalte wie Adresse und Anrede. Die andere beinhaltet die variablen Daten. Die klassische Konstellation besteht aus einem Word-Dokument mit dem Brief und einer Excel-Tabelle mit den Adressdaten. Aber wie bekommt man aus diesen beiden Dateien einen Serienbrief?

Schritt 1: Erstellen der Wordvorlage

Für den Serienbrief öffnen wir ein neues leeres Word-Dokument.

leeres Word Dokument
leeres Word Dokument

In diesem Dokument schreiben wir ganz normal unseren Brief.

Worddokument
Worddokument

Haben Sie den Brief soweit vorbereitet können Sie in abspeichern.

Schritt 2: Anlegen der Adressdatenbank

Für einen Serienbrief benötigen wir eine Datenbank oder Excel-Tabelle in der die Adressaten gespeichert sind. In Word selbst ist schon eine Adressenliste eingebaut, die natürlich auch verwendet werden kann. Wir legen aber eine Excel-Tabelle die für unsere Zwecke etwas flexibler ist.
Öffnen Sie dazu Excel und geben Sie in die erste Zeile die Überschriften und ein paar Datensätze ein.
Das Ergebnis sollte dann so aussehen:

Excel Tabelle
Excel Tabelle

Jetzt können Sie die restlichen Datensätze eingeben und die Tabelle abspeichern und schließen.

Schritt 3: Seriendruck vorbereiten

Noch haben wir zwei Dokumente und keinen Serienbrief. Öffnen wir also unsere in Schritt 1 erstellte Wordvorlage.
In der Menüleiste finden Sie den Menüpunkt Sendungen. Klicken Sie diesen an!

Worddokument
Worddokument

Im Menüband klicken Sie auf „Empfänger auswählen“ und anschließend auf „Vorhandene Liste verwenden…“.

Empfänger wählen
Empfänger wählen

Im Fenster „Datenquelle auswählen“ suchen Sie Ihre Excel-Tabelle, markieren diese mit der Maus und klicken anschließend auf öffnen.

Excel Tabelle auswählen
Excel Tabelle auswählen

Wählen Sie die Tabelle1$ oder die Tabelle in der Ihre Daten stehen und klicken Sie auf „OK“.

Tabelle auswählen
Tabelle auswählen

Jetzt haben wir die Verbindung zur Excel-Tabelle hergestellt und können die einzelnen Tabellen Felder unserem Serienbrief zuordnen.

Schritt 4: Einfügen der Seriendruckfelder

In der Vorlage habe ich schon zwei Platzhalter für die Adresse und die Anrede angelegt. Diese solle jetzt mit den Seriendruckfeldern ersetzt werden.

Worddokument
Worddokument

Markieren Sie <<Adresse>> mit der Maus und Drücken Sie die „Entf“-Taste. Anschließend drücken Sie in der Menüleiste unter Sendungen auf „Adressblock“

Adresse markieren
Adresse markieren

Legen Sie im Fenster „Adressblock einfügen“ das Aussehen der Adressen fest und klicken Sie auf „OK“.

Adressblock einfügen
Adressblock einfügen

Markieren Sie <<Anrede>> und drücken Sie die „Entf“-Taste. Klicken Sie in der Menüleiste unter Sendungen auf Grußzeile.

Anrede markieren
Anrede markieren

Legen Sie das Format Ihrer Grußzeile fest und klicken Sie auf „OK“.

Grusszeile einfügen
Grusszeile einfügen

Damit ist ihr Serienbrief fertig für den Versand. Jetzt müssen Sie nur noch die Daten zusammenführen.

Schritt 5: Fertigstellen und zusammenführen

Wenn Sie jetzt unter Sendungen auf „Fertig stellen und zusammenführen“ klicken erhalten Sie drei Möglichkeiten:

1. Einzelne Dokumente bearbeiten…: Word erstellt ein neues Dokument in dem alle Briefe enthalten sind. Diese können Sie anschließend vor dem ausdrucken noch verändern

2. Dokumente drucken…: Word sendet die Serienbriefe an den angeschlossenen Drucker und dieser druckt dann die Serienbriefe sofort.

3. E-Mail-Nachrichten senden…: Word sendet die Serienbriefe an Outlook, welches dann die Übermittlung an die Empfänger übernimmt.

fertigstellen
fertigstellen

Einzelne Dokumente bearbeiten…

Klicken Sie unter Sendungen auf „Fertigstellen und zusammenführen – Einzelne Dokumente bearbeiten…“

Seriendruck in neues Dokument
Seriendruck in neues Dokument

Wählen Sie „Alle“ aus und klicken Sie auf“OK“. Anschließend öffnet sich ein neue Fenster mit dem Titel: Serienbriefe1

Serienbriefe
Serienbriefe

Sie haben erfolgreich einen Serienbrief erstellt.

Dokumente drucken…

Sie können natürlich Ihren Serienbrief direkt an den Drucker senden. Dazu klicken Sie in Ihrer Serienbriefvorlage unter Sendungen auf „Fertig stellen und zusammenführen – Dokumente drucken…“.

Seriendruck in neues Dokument
Seriendruck in neues Dokument

Wählen Sie „Alle“ aus und klicken Sie auf „OK“. Im Druckdialog wählen Sie den richtigen Drucker aus (in meinem Fall habe ich den PDF-Creator ausgewählt) und klicken Sie auf „OK“

Druckdiaglog
Druckdiaglog

Jetzt sollte Ihr Drucker die Serienbriefe auswerfen.

E-Mail-Nachrichten senden…

Hierzu werde ich in der nächsten Zeit einen eigenen Blogbeitrag verfassen, der auf diesem Beitrag aufbaut.

Ich hoffe ich konnte Ihnen helfen und wünsche viel Erfolg beim Erstellen der Serienbriefe. Alle Dateien die ich hierfür verwendet habe, können Sie hier kostenlos herunterladen

 

2 Gedanken zu „Serienbrief mit Word 2010 und Excel“

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