Thunderbird Filter – Mails automatisch in Ordner verschieben

Wer wie ich eine Menge Email jeden Tag bekommt, von denen nur ein Bruchteil wirklich wichtig sind, steht irgendwann vor der Herausforderung seine Mails zu ordnen. Es wird also im Posteingang eine Ordnerstruktur angelegt und die Mails in diese Unterordner verschoben. Machen Sie es von Hand per Drag and Drop, kostet das eine Menge Zeit, die Sie jeden Tag mit dem Sortieren Ihrer Email verbringen. Eine elegante Methode ist der Einsatz von Filterregeln mit denen die Nachrichten automatisch in die richtigen Ordner verschoben werden. Gerade bei Mozialla Thunderbird, das bei weitem nicht über die gleiche komfortable Suche wie Microsoft Outlook verfügt, ist der Einsatz von Filtern sehr empfehlenswert.

Schauen wir uns die Filterfunktion an einem realistischen Szenario an. Manfred Obermeier, der Geschäftsführer der Musterfirma Contoso GbR will alle Mails die vom Kunden „Firma A“ kommen in einem eigenen Ordner sortiert haben, um den Mailverkehr jederzeit nachvollziehen zu können. Ich als Administrator der Contoso GbR soll Ihm nun zeigen, wie er dieses automatisiert erledigen kann.

Im ersten Schritt benötigt Manfred Obermeier einen Ordner mit dem Namen „Firma A“ der die Mails mit diesem Absender firmaa[at]schaemicon.de aufnehmen soll. Das geht am schnellsten in Thunderbird mit einem Rechtsklick auf den Posteingang. Im Kontextmenü klicken wir dann auf „Neuer Ordner…“ (1).

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Im Dialogfenster Neuer Ordner vergeben wir den Namen „Firma A“ für diesen Ordner (1) und klicken auf Ordner erstellen (2).

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Jetzt benötigen wir die Email-Adresse von der Firma A um basierend auf dieser unseren Mail-Filter zu erstellen. Dazu markieren wir eine Email der Firma A mit der Maus (1) und klicken im Vorschaufenster mit der rechten Maustaste im Feld Von den Absender an (2). Im Kontextmenü klicken wir anschließend auf E-Mail-Adresse kopieren (3).

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Sofern die Menüleiste in Ihrem Thunderbird an dieser Stelle nicht angezeigt wird können Sie diese über einen Klick auf das Symbol mit den drei Querstrichen > Einstellungen > Menüleiste aktivieren.

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Jetzt können wir im Menü auf Extras > Filter klicken um das Filter-Dialogfenster zu öffnen. Hier klicken wir auf den Button Neu… (1).

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Im Fenster Filter bearbeiten sind mehrere Schritte zu erledigen. Als erstes vergeben wir einen Namen für den Filter „Firma A“ (1). Anschließend müssen wir die Filterbedingungen festlegen. Hier „Von ist firmaa[at]schaemicon.de“ – Von (2) und ist (3) können wir über die Dropdownfelder auswählen. Den Absender (4) können wir über die Tastenkombination STRG + C aus dem Zwischenspeicher einfügen. Hier können wir natürlich noch weitere Bedingungen für den Filter hinzufügen. Zum Schluss müssen wir noch den Ordner auswählen in dem die Mails von der Firma A hin verschoben werden sollen (5). Das erstellen des Filters schließen wir mit einem Klick auf den Button OK ab.

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Mit einem Klick auf den Button Jetzt ausführen wird der Filter auf das Postfach contoso[at]schaemicon.de ausgeführt und die Mails von der Firma A in den neuen Ordner verschoben.

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Am Ende sehen wir die Mail im neuen Ordner. Jetzt kann Manfred Obermeier weitere Filter für sein Postfach erstellen.

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8 Gedanken zu „Thunderbird Filter – Mails automatisch in Ordner verschieben“

  1. Sehr schöne Darstellung der Filterfunktion.

    Vielleicht sollte man noch auf etwas hinweisen, das mir dauernd passiert: Stellt man mehrere Bedingungen ein, von denen jeder als Trigger arbeiten soll, funktioniert der Filter nämlich per Vorgabe nicht – es sei denn, man schaltet um auf „Mindestens eine Bedingung erfüllen“. Ich würd es nicht erwähnen, wenn es mir nicht selbst dauernd selbst passierte….

  2. Sehr schön gemacht.
    Das würde ich mir mal für die Aufgabenstellung „gesendete Nachrichten“ wünschen:
    Verfasste Nachrichten werden gewöhnlich im Ordner „Gesendet“ abgelegt. Soweit – so sinnvoll.
    Nun habe ich in diesem Ordner Unterordner eingerichtet (noch sinnvoller). Dorthin sollen die gesendetet Nachrichten verschoben werden – automatisch. Ich richte also analog zum Prozedere beim Posteingang einen Filter ein:
    Auswahl des Postfaches
    Name des Filters
    Betreff enthält (hier sorge ich natürlich immer dafür, dass ich im Betreff Begriffe verwende, die auch dann getriggert werden können.
    Dann noch angeben wohin die Nachricht verschoben werden soll und…. denkste. Geht nicht.

    Nun meine Frage: Warum nicht???
    Oder bessere Frage: Wie wird’s gemacht?

    Vielen Dank
    Robert

  3. Hallo Robert,

    das sollte auch für die gesendeten Nachrichten funktionieren. Beim manuellen ausführen der Filter kann man in Thunderbird angeben auf welchem Ordner der Filter angewendet werden soll.

    An der Aufgabenstellung fehlt mir der tiefere Sinn, die gesendeten Mails nach Ihrem Betreff zu sortieren. Der zweite Punkt, der mich hier stört, ist im Ordner „Gesendet“ weitere Ordner anzulegen. Hier dürfte es aus meiner Sicht mehr Sinn machen, gesendete und empfangene Mails in einer Ordnerstruktur zusammenzufassen.

    An dieser Stelle kommt dann gleich die Frage nach Ort und Zeitpunkt. Für mich hat sich die Sortierung der Mails auf dem Client (Thunderbird) als unpraktisch herausgestellt, da ich auf jedem Gerät die Filter pflegen muss. Dazu kommt noch, das der Mail-Client von Android keine Filterfunktion besitzt. Aus diesem Grund ist für mich die Filterung der Mails beim Eintreffen am Mail-Server durch den Mail-Filter Sieve die bessere Variante. Wie das umgesetzt wird, werde ich hier noch erläutern.

    Gruß Michael

  4. Hallo Michael,
    sorry, war ne Weile weg.
    Herzlichen Dank für die Antwort.

    Tja, dass das funktionieren ’sollte‘ habe ich mir auch gedacht. Aber Pustekuchen.
    Ich fange mal mit dem 2. Störfaktor an: Warum will ich Unterordner in „Gesendet“?
    Der Grund ist analog zum Posteingang: Um Themen zu trennen.
    Ich habe beruflich mit verschiedenen Kunden zu tun. Und ich habe einem Auftraggeber, der mich wegen dieser Kunden beauftragt, kundenspezifisch abzurechen. Auch sollte ich ggf. in der Lage sein, schnell zu belegen, dass ich bzgl. eines Kunden eine E-Mail mit bestimmten Inhalt erhalten habe (Posteingang). Aber auch dass ich eine bestimmte Mail verschickt habe (Gesendet).
    Um jetzt nicht unter dutzenden Kunden, die sich wild durcheinander im Ordner „Gesendet“ tummeln die richtige Mail suchen zu müssen, hätte ich da gern etwas Struktur. Außerdem hilft das auch beim Leistungsnachweis, weil ich so schnell nachvollziehen kann, was ich kundenbezogen abzurechnen habe (quasi als Gedächtnisstütze).

    Das beantwortet eigentlich dann auch Frage 1. Ich möchte nicht nach Betreff sortieren, sondern nach Kunden. Damit das funktioniert muss ich nur dafür sorgen, dass im Betreff z.B. der Name des Kunden vorkommt, damit das zielführend getriggert werden kann.

    Zum letzten Absatz der Antwort ist zu sagen, dass ich es mit keinen weiteren Geräten zu tun habe als mit meinem PC. Und mit Android o.ä. habe ich auch nichts zu tun. Darauf brauche ich also keine Rücksicht zu nehmen.

    Der Begrif „Mail-Filter Sieve“ sagt mir leider nichts.

    Ich möchte doch nur das, was jeder mit dem Eingang macht, zusätzlich mit dem Ausgang machen. Eigentlich ist mein Vorgehen logisch. Allein es fehlt der Erfolg.
    Noch eine Frage, was ist denn mit „manuellem Ausführen der Filter“ gemeint?

    Ich hoffe, ich habe mich dieses Mal (neben wortreich) auch verständlicher, nachvollziehbarer ausgedrückt.

    Vielen Dank für die Geduld.

    Gruß Robert

  5. mea culpa, mea maxima culpa.
    Ich Depp!

    In der letzten Maske des Filters, da wo man „Jetzt ausführen“ betätigen kann, habe ich schlicht vergessen anzugeben, den betreffenden Ordner anzugeben.

    Ich sollte abends mal früher ins Bett gehen…

    Trotzdem Danke und sorry

    Gruß Robert

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