Thunderbird Filter – Mails automatisch in Ordner verschieben

Wer wie ich eine Menge Email jeden Tag bekommt, von denen nur ein Bruchteil wirklich wichtig sind, steht irgendwann vor der Herausforderung seine Mails zu ordnen. Es wird also im Posteingang eine Ordnerstruktur angelegt und die Mails in diese Unterordner verschoben. Machen Sie es von Hand per Drag and Drop, kostet das eine Menge Zeit, die Sie jeden Tag mit dem Sortieren Ihrer Email verbringen. Eine elegante Methode ist der Einsatz von Filterregeln mit denen die Nachrichten automatisch in die richtigen Ordner verschoben werden. Gerade bei Mozialla Thunderbird, das bei weitem nicht über die gleiche komfortable Suche wie Microsoft Outlook verfügt, ist der Einsatz von Filtern sehr empfehlenswert.

Schauen wir uns die Filterfunktion an einem realistischen Szenario an. Manfred Obermeier, der Geschäftsführer der Musterfirma Contoso GbR will alle Mails die vom Kunden „Firma A“ kommen in einem eigenen Ordner sortiert haben, um den Mailverkehr jederzeit nachvollziehen zu können. Ich als Administrator der Contoso GbR soll Ihm nun zeigen, wie er dieses automatisiert erledigen kann.

Im ersten Schritt benötigt Manfred Obermeier einen Ordner mit dem Namen „Firma A“ der die Mails mit diesem Absender firmaa[at]schaemicon.de aufnehmen soll. Das geht am schnellsten in Thunderbird mit einem Rechtsklick auf den Posteingang. Im Kontextmenü klicken wir dann auf „Neuer Ordner…“ (1).

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Im Dialogfenster Neuer Ordner vergeben wir den Namen „Firma A“ für diesen Ordner (1) und klicken auf Ordner erstellen (2).

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Jetzt benötigen wir die Email-Adresse von der Firma A um basierend auf dieser unseren Mail-Filter zu erstellen. Dazu markieren wir eine Email der Firma A mit der Maus (1) und klicken im Vorschaufenster mit der rechten Maustaste im Feld Von den Absender an (2). Im Kontextmenü klicken wir anschließend auf E-Mail-Adresse kopieren (3).

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Sofern die Menüleiste in Ihrem Thunderbird an dieser Stelle nicht angezeigt wird können Sie diese über einen Klick auf das Symbol mit den drei Querstrichen > Einstellungen > Menüleiste aktivieren.

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Jetzt können wir im Menü auf Extras > Filter klicken um das Filter-Dialogfenster zu öffnen. Hier klicken wir auf den Button Neu… (1).

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Im Fenster Filter bearbeiten sind mehrere Schritte zu erledigen. Als erstes vergeben wir einen Namen für den Filter „Firma A“ (1). Anschließend müssen wir die Filterbedingungen festlegen. Hier „Von ist firmaa[at]schaemicon.de“ – Von (2) und ist (3) können wir über die Dropdownfelder auswählen. Den Absender (4) können wir über die Tastenkombination STRG + C aus dem Zwischenspeicher einfügen. Hier können wir natürlich noch weitere Bedingungen für den Filter hinzufügen. Zum Schluss müssen wir noch den Ordner auswählen in dem die Mails von der Firma A hin verschoben werden sollen (5). Das erstellen des Filters schließen wir mit einem Klick auf den Button OK ab.

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Mit einem Klick auf den Button Jetzt ausführen wird der Filter auf das Postfach contoso[at]schaemicon.de ausgeführt und die Mails von der Firma A in den neuen Ordner verschoben.

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Am Ende sehen wir die Mail im neuen Ordner. Jetzt kann Manfred Obermeier weitere Filter für sein Postfach erstellen.

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3 Gedanken zu „Thunderbird Filter – Mails automatisch in Ordner verschieben“

  1. Sehr schöne Darstellung der Filterfunktion.

    Vielleicht sollte man noch auf etwas hinweisen, das mir dauernd passiert: Stellt man mehrere Bedingungen ein, von denen jeder als Trigger arbeiten soll, funktioniert der Filter nämlich per Vorgabe nicht – es sei denn, man schaltet um auf „Mindestens eine Bedingung erfüllen“. Ich würd es nicht erwähnen, wenn es mir nicht selbst dauernd selbst passierte….

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