Wie erstelle ich einen Serienbrief mit LibreOffice Writer und Calc

Das Erstellen von Serienbriefen gehört zur Grundausstattung einer jeden guten Textverarbeitung. Wie das Microsoft Office 2010 gemacht wird, habe ich schon vor sehr langer Zeit in einem Artikel gezeigt. Jetzt spiele ich das in der aktuellen Version von LibreOffice durch.

Als erstes Starten wir LibreOffice Writer und und starten über den Menüpunkt Extras den Serienbrief-Assistenten.

Libre Office Writer
Libre Office Writer

Im letzten Blogbeitrag habe ich gezeigt, wie eine Geschäftsbrief-Vorlage nach DIN 5008 erstellt wird. Diese Vorlage wollen wir jetzt für unseren Serienbrief verwenden. Im Schritt Ausgangsdokument wählen markieren wir die Option Aus Vorlage erstellen und klicken auf Durchsuchen…

Schritt 1: Ausgangsdokument wählen
Schritt 1: Ausgangsdokument wählen

Unter Kategorien wählen wir den Eintrag Geschäftliche Korrespondenz und unter Vorlagen Geschäftsbrief DIN 5008 Form A. Anschließend klicken wir auf OK.

Neues Dokument aus Vorlage
Neues Dokument aus Vorlage

In Schritt 2 Dokumententyp wählen belassen wir die Option Brief und klicken auf Weiter.

In Schritt 3 Adressblock einfügen klicken wir auf Adressenliste auswählen…

Schritt 3 Adressblock einfügen
Schritt 3 Adressblock einfügen

Im Dialogfenster Empfängerliste auswählen klicken wir auf Hinzufügen…

Empfängerliste auswählen
Empfängerliste auswählen

Wir wählen über den Datei Öffnen Dialog unser LibreOffice Calc Datei aus. Das Muster können Sie am Ende des Beitrags herunterladen. Anschließend klicken wir auf Öffnen.

Dialogfenster Öffnen
Dialogfenster Öffnen

Das Dialogfenster Empfängerliste auswählen schließen wir mit einem Klick auf OK.

Empfängerliste auswählen
Empfängerliste auswählen

Als nächstes müssen wir die Felder aus unserer Empfängerliste dem Adressblock zuordnen. Dazu klicken wir auf den Button Felder zuordnen…

Schritt 3 Adressblock einfügen - Felder zuordnen...
Schritt 3 Adressblock einfügen – Felder zuordnen…

Hier weisen wir, sofern möglich, für jedes Adresselement ein Feld aus unserer Datenquelle zu. Haben wir alles Felder zugeordnet können wir unsere Änderungen mit OK bestätigen.

Felder zuordnen
Felder zuordnen

Wir können jetzt überprüfen, ob alle Adressdaten verfügbar sind. Sind wir mit dem Ergebnis zufrieden, klicken wir auf Weiter.

Schritt 3 Adressblock einfügen
Schritt 3 Adressblock einfügen

Im nächsten Schritt erstellen wir die Briefanrede. Um Männlein von Weiblein zu unterscheiden, wählen wir im Spaltentitel das Feld Anrede aus und hinterlegen unter FeldinhaltFrau„. Anschließend klicken wir auf Weiter.

Schritt 4 Briefanrede erstellen
Schritt 4 Briefanrede erstellen

Im letzten Schritt passen wir das Layout an. Unter Adressblock-Position verändern wir den Wert für Von oben auf 4,00 cm, entfernen die Option Am Text ausrichten und geben für den Wert Von links 2,00 cm an. Anschließend können wir auf Fertigstellen klicken.

Keine Software ohne kleine Bugs. In Dokument 1 (dem Ausgangsdokument) haben wir für die Serienbriefe die entsprechende Symbolleiste, aber in dem neuen Dokument fehlt sie. Die Lösung ist relativ einfach. Wir klicken erneut in der Menüleiste auf Extras -> Serienbrief-Assistent, einmal auf Weiter klicken und direkt danach auf Fertigstellen. (Ein einfaches einblenden der Symbolleiste über Ansicht -> Symbolleisten funktioniert leider nicht!)

Serienbrief LibreOffice Writer
Serienbrief LibreOffice Writer

Jetzt sollten wir auch die neue Symbolleiste in unserem Serienbriefdokument sehen. Über die Serienbrief-Symbolleiste können wir

  • durch die Serienbriefe navigieren,
  • Empfänger ausschließen,
  • die individuellen Dokumente bearbeiten,
  • das Serienbriefdokument speichern,
  • das Serienbriefdokument drucken,
  • und E-Mail-Nachrichten senden.

Hier habe ich noch zum Testen und Nachbauen die Adressliste als Calc-Tabellendokument zum Download angefügt.

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