Zeiterfassung mit LibreOffice 5.3 Calc – Teil 2

Im ersten Teil dieses kleinen Workshops habe ich gezeigt, wie der Grundaufbau der Tabelle erstellt wird. Jetzt geht es darum die Tabelle “hübsch” zu machen und sie vor dem Anwender zu schützen. Zum Schluss werden wir Sie noch für die Anwender als Vorlage in LibreOffice hinterlegen. Das ganze soll natürlich am Ende so intelligent sein, dass wir die regionalen Unterschiede bezüglich der Feiertage auch noch beachten. Also machen wir uns an die Arbeit.Die Tabelle für diesen Teil könnt Ihr euch hier herunterladen:

Samstage, Sonntage und Feiertage sollen in unserer Arbeitszeiterfassung farblich markiert werden, damit der Anwender diese auf den ersten Tag erkennen kann. Wie man Wochentage mit den “Bedingten Formatierungen” hervorheben kann, habe ich in dieser Anleitung schon einmal behandelt:

LibreOffice Calc – Bedingte Formatierung Wochentage

Jetzt wollen wir aber die Feiertage auch noch einfärben. Dazu brauchen wir aber die genauen Daten, wann in welchem Bundesland ein Feiertag ist. Die Informationen bekommen wir hier:

http://brückentage.info/2017/feiertage-deutschland-2017.html

Diese Tabelle übertragen wir in unser Stammdatenblatt ab der Spalte G. Das ganze sieht dann wie im Screenshot unten aus.

Damit haben wir für alle Bundesländer die Information ob an einem bestimmten Tag ein Feiertag ist. Jetzt können wir uns daran machen, die bedingten Formatierungen für die Samstage, Sonntage und Feiertage einzurichten. Dazu wechseln wir wieder in unsere Tabelle Zeiterfassung, markieren dort die Zelle A8 und klicken im Menü auf Format / Bedingte Formatierung / Bedingung.

Als Bedingung wählen wir aus Formel ist und tragen dahinter =Wochentag($A8)=1 ein. Unter Zellbereich tragen wir A8:I38 ein und klicken neben Vorlage anwenden auf Neue Vorlage…

Als Namen vergeben wir Sonntage und wechseln in den Reiter Hintergrund.

Als Hintergrund habe ich ein dunkles Grau (Grau 8) ausgewählt. Anschließend wechseln wir noch in den Reiter Schrifteffekt.

Hier habe ich als Schriftfarbe dann Weiß ausgewählt und wir können unsere Einstellungen mit OK bestätigen.

Unsere erste Bedingung bestätigen wir mit OK und wiederholen das ganze für die Samstage. Dazu öffnen wir die Bedingen Formatierungen über den Menüpunkt Format / Bedingte Formatierung / Verwalten…. Für die Samstage wählen wir als Hintergrundfarbe ein helles Grau und in der Formel verwenden wir anstatt der 1 (für Sonntag) die 7 für Samstag.

Etwas schwieriger sind die Feiertage. Das Datum muss in der Liste der Feiertage vorhanden sein und der Feiertag muss für das Bundesland gelten. Dazu bauen wir uns in unsere Zeiterfassungstabelle ein Auswahlfeld über die Gültigkeitsfunktion ein. Hier legt der Anwender Fest, in welchem Bundesland er gerade arbeitet.

Jetzt können wir unsere beiden Bedingungen über die UND Funktion in einer Formel zusammenfassen:

Mit der Funktion SVERWEIS schauen wir nach, ob das Datum in der ersten Spalte in der Tabelle Stammdaten vorhanden ist. Mit der Funktion WVERWEIS überprüfen wir, ob in dieser Tabelle auch ein “x” eingetragen wurde. Die Funktion VERGLEICH such uns immer die richtige Zeile in der Tabelle. Sind beide Funktionen Wahr, wird die Zeile in der Tabelle Zeiterfassung formatiert. Als Vorlage für die Formatierung verwenden wir wieder Sonntage.

Jetzt habe wir alle Formatierungen für unsere Tabelle beisammen.

Okay jetzt wäre unsere Vorlage eigentlich soweit fertig. Jetzt müssen wir nur noch den Zellschutz von den Zellen aufheben, die der Anwender später auch bearbeiten soll. Das sind die Zellen B1, B5, C3, E1, E3, E5 und die Bereiche B8:B38, D8:D38, G8:I38. Hier markieren wir uns die Zellen, bzw. Bereiche klicken mit der rechten Maustaste an und wählen Zellen formatieren aus.

Im Reiter Zellschutz entfernen wir den Haken bei Gesperrt.

Jetzt können wir über das Menü Extras / Tabelle schützen die Tabelle vor unbedarften Änderungen sichern. Mutige Admins vergeben hier ein sicheres Passwort und vergessen es.

Versucht jetzt der Anwender etwas zu ändern, was er nicht soll, bekommt er den freundlichen Hinweis, das gesperrte Zellen nicht geändert werden können.

Jetzt können wir unsere Vorlage als LibreOffice ODF Tabellendokumentvorlage (ots) speichern.

Über den Menüpunkt Datei / Neu / Vorlagen.. importieren wir jetzt unsere neue Vorlage.

Hier können wir jetzt eine neue Kategorie erstellen oder eine bestehende auswählen.

Die Vorlage auswählen und auf Öffnen klicken.

Fertig. Jetzt kann unser Anwender für jeden Monat eine neue Arbeitszeiterfassung anlegen.

Die fertige Vorlage gibt es hier zum Download.

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